Short Answer
ฟีเจอร์ที่ต้องมีจริง
ระบบควรเริ่มจากการเห็นสถานะห้องแบบตรงกัน สร้างและยกเลิกการจองได้ง่าย เชื่อมกับปฏิทินองค์กร จัดการสิทธิ์ และมีวิธีคืนห้องเมื่อผู้จองไม่มาใช้ ฟีเจอร์อื่นควรพิจารณาตามกระบวนการทำงานและจำนวนห้อง
Must-have และ Nice-to-have
ฟีเจอร์ระดับสิ่งที่ควรตรวจ
ปฏิทินและสถานะห้องแบบ Real-timeต้องมีข้อมูลห้องตรงกับปฏิทินองค์กรและอัปเดตเร็วแค่ไหน
สิทธิ์ผู้ใช้และการอนุมัติต้องมีกำหนดผู้จอง ผู้อนุมัติ ห้องพิเศษ และเวลาจองล่วงหน้าได้หรือไม่
Room Panelตามความเหมาะสมรองรับการเช็กสถานะ จองหน้างาน และการจัดการอุปกรณ์หรือไม่
เช็กอินและ Auto-releaseควรมีตั้งเวลาผ่อนผันและแจ้งเตือนก่อนคืนห้องได้หรือไม่
รายงานและ Audit logควรมีดูอัตราใช้ห้อง No-show และประวัติการเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่
ฟีเจอร์เสริมที่มีประโยชน์
ค้นหาห้องตามความต้องการ
กรองตามจำนวนที่นั่ง อุปกรณ์ Video Conference จอ กระดาน หรือสิทธิ์การใช้งาน
เช็กอุปกรณ์ก่อนเริ่มประชุม
เชื่อมสถานะห้องกับการเปิดใช้งานจอ กล้อง หรือระบบประชุมในห้องนั้น
รองรับผู้มาติดต่อ
เพิ่มขั้นตอนแจ้งผู้เข้าร่วมจากภายนอกและกำหนดสิทธิ์เข้าพื้นที่ได้
รายงานหลายสาขา
เหมาะกับองค์กรที่มีหลายอาคารและต้องการดูข้อมูลจากศูนย์กลาง
วิธีทดสอบก่อนซื้อ
- จองจากปฏิทิน
สร้างการจองจากบัญชีผู้ใช้จริง แล้วตรวจว่าห้องและเวลาตรงกันทุกช่องทาง - จองหน้าห้อง
ทดสอบการจองทันที การยกเลิก และการแสดงสถานะว่าง/ไม่ว่างบน Room Panel - จำลอง No-show
ไม่เช็กอินตามเวลาที่กำหนด แล้วตรวจว่าระบบแจ้งเตือนหรือคืนห้องตามนโยบาย - ดูรายงาน
ตรวจว่าผู้ดูแลส่งออกข้อมูลและนำไปวิเคราะห์การใช้ห้องได้จริง