Short Answer
งบไม่ได้มีแค่ค่า Software
งบระบบจองห้องประชุมขึ้นกับจำนวนห้อง จำนวนผู้ใช้ รูปแบบการเชื่อมต่อ และจำนวน Room Panel ที่ติดตั้งจริง ควรแยกค่า license รายปี ค่าอุปกรณ์ ค่าตั้งระบบ อบรม และบริการดูแล เพื่อไม่ให้เห็นเฉพาะราคาต่อห้องแล้วพลาดต้นทุนรวม
รายการต้นทุนที่ควรขอแยก
รายการตัวแปรราคาสิ่งที่ควรถาม
Software / Licenseต่อห้อง ต่อผู้ใช้ ต่อสาขา หรือรายปีรวมฟีเจอร์ใดบ้าง และค่า renewal เปลี่ยนอย่างไร
Room Panelจำนวนเครื่อง ขนาดจอ การเชื่อมต่อ และอุปกรณ์ประกอบรวมขายึด PoE สาย และการตั้งค่าหรือยัง
ติดตั้งและเชื่อมต่อจำนวนห้อง งานสาย Network และการเชื่อมปฏิทินรวมสำรวจหน้างาน ทดสอบ และแก้ปัญหาหลังติดตั้งหรือไม่
บริการดูแลSLA ชั่วโมงบริการ และระยะรับประกันมี support ในเวลาทำงานและอะไหล่หรือไม่
วางแผนงบเป็น 3 ระยะ
- ระยะทดลอง
เลือก 1-2 ห้องที่มีการใช้สูง ตรวจว่าระบบแก้ปัญหาได้จริงก่อนซื้อทั้งองค์กร - ระยะขยาย
เพิ่มห้องที่มีความต้องการสูง และใช้รูปแบบติดตั้ง/นโยบายที่ผ่านการทดลองแล้ว - ระยะดูแลต่อเนื่อง
กันงบ license, warranty, support, เปลี่ยนอุปกรณ์ และทบทวนรายงานการใช้งานรายปี
ข้อผิดพลาดที่ทำให้งบบาน
นับเฉพาะค่า license
ลืมค่า Room Panel, PoE, งานสาย, ตั้งค่า และอบรมผู้ใช้งาน
ติดตั้งทุกห้องทันที
ยังไม่รู้ว่าห้องไหนมีปัญหาจริง ทำให้ลงทุนเกินความจำเป็น
ไม่ตรวจระบบเดิม
ต้องจ่ายงานเชื่อมต่อเพิ่มหรือย้ายข้อมูลเมื่อพบว่า calendar เดิมเข้ากันไม่ได้
ไม่มีค่าใช้จ่ายระยะยาว
ไม่กันงบ renewal, support และเปลี่ยนอุปกรณ์ ทำให้ดูแลต่อไม่ได้